Priema

Priema maakt van de nood een deugd

Hoe een noodzakelijke ERP-migratie ketensamenwerking verbetert

Priema is een metaalverwerkingsbedrijf met een specialisme in het vervormen van diverse metalen, zoals staal, koper en roestvrijstaal. Bewerkingen die Priema uitvoert zijn onder andere: dieptrekken, stansen, lassen, samenstellen en natlakken. Het bedrijf heeft twee locaties in Nederland (Hoevelaken en Hardenberg) en daarnaast een locatie in Tsjechië.

Priema levert metalen onderdelen aan zeer uiteenlopende bedrijven, waaronder Miele, Liebherr, Honeywell, en Bosch. Een van de grootste klanten is PACCAR waar Priema al sinds jaar en dag een nauwe ketensamenwerking mee onderhoudt. Priema levert hierbij onderdelen aan vier vestigingen van PACCAR: DAF Eindhoven, DAF Westerlo, DAF Brazil en Leyland UK.

Bert Jan Roesink, directeur bij Priema, vertelt:

“Via EDI halen wij een volledige verkoopprognose naar binnen voor een jaar. Een aantal weken liggen vast, dat zijn orders. De rest is prognose. Op basis van deze prognose plannen wij onze productie en onze inkoop naar materiaalleveranciers. Alle communicatie met PACCAR verloopt elektronisch via EDI. We zijn volledig geïntegreerd, zowel aan de order ontvangstkant als aan de uitleveringskant.”

Uit noodzaak geboren

Het traject dat we in zijn geslagen is eigenlijk uit noodzaak geboren, legt Bert Jan Roesink uit:

“Ons ERP-pakket Vantage 6 (voorloper van Epicor) was nodig aan vervanging toe. We liepen concreet tegen twee zaken aan: de software werd niet meer ondersteund door de leverancier. Vanwege de leeftijd had niemand meer inhoudelijke kennis van dit pakket. Daarnaast draaide Vantage 6 op een verouderde 32-bit server-omgeving die niet meer ondersteund werd door Microsoft.”

Om deze redenen besluit Priema om te migreren naar de nieuwste versie van Epicor. Dit betekende naast de ERP-migratie dat ook de EDI-koppelingen met de vier vestigingen van PACCAR vanaf scratch opnieuw opgebouwd moesten worden, omdat Epicor de informatie op een hele andere manier verwerkt dan het oude Vantage 6.

Bijzondere samenwerking tussen twee specialisten

Om dit project in goede banen te leiden haakt Priema twee specialisten aan:

• Scherpthe, premium Epicor partner voor de migratie van het ERP-systeem.
• OMS International voor de ketenintegratie met PACCAR en de daarbij horende EDI-koppeling.

Scherpthe en OMS International vullen elkaar goed aan vertelt Wouter van den Heuvel, eigenaar van Scherpthe:

“Onze expertise ligt in de mogelijkheden van Epicor. Wij weten heel goed wat wij nodig hebben van PACCAR om de juiste informatie in Epicor te krijgen voor Priema. OMS International is juist sterk in EDI en de mapping vanuit PACCAR. Hun kracht ligt in het begrip van wat PACCAR van ons nodig heeft. Dit vertalen we dan samen naar wat Priema nodig heeft in Epicor. Op deze manier vullen we elkaar feilloos aan.”

De ambities van Priema

Priema besluit om van de nood een deugd te maken en wil bij de migratie direct een aantal belangrijke verbeteringen realiseren:

• Een EDI-connectie met DAF Brazil, welke er voorheen nog niet was.
• Een EDI-monitor waarmee Priema inzicht krijgt in wijzigingen die PACCAR doorvoert in orders en prognoses, zodat ze hier tijdig op kunnen reageren.
• Het afdekken van meer softwarematige veiligheden op verzoek van de planner, zodat het proces minder foutgevoelig is en minder handmatige checks nodig zijn.

De heer Roesink vertelt over de wensen binnen het planningsproces:

“Onze planner heeft de behoefte om zo betrouwbaar mogelijk te plannen. Dat betekent dat de prognoses zo goed mogelijk moeten zijn. Hiervoor is informatie nodig. De planner wil bijvoorbeeld weten welke producten kleine aanpassingen krijgen of uitgefaseerd worden en in wat voor emballage ze aangeleverd moeten worden. PACCAR stuurt al deze data mee in hun berichten, maar dat betekent dat wij al die informatie moeten checken en op de juiste manier in ons systeem moeten binnenhalen.”

Door weer en wind

Om het project direct goed van start te laten gaan, investeren OMS International en Scherpthe aan de start in een uitgebreide brainstormsessie over de gemeenschappelijke aanpak. Ze besluiten hierbij om de berichten voor de vier PACCAR vestigingen niet apart op te zetten, maar om één overcompleet bericht te maken dat alle informatie bevat die benodigd is, zodat er maar één mapping richting Epicor is. In plaats van vier mappings is er dus één grote mapping.

Deze beslissing leverde veel tijdswinst op, maar zoals bij ieder project zijn er ook factoren die het proces vertragen. In dit geval een hele grote: Corona.

Bert Jan Roesink over de uitdagingen tijdens de coronacrisis:

“We wilden de drie Priema vestigingen gelijktijdig live hebben. De implementatie, met name bij de buitenlandse vestiging van Priema, was vanwege Corona verre van gemakkelijk. Op de ene locatie werd harder gerend dan op de andere. De beschikbare capaciteit van mensen was hier een beperkende factor, hiervan hebben we veel geleerd. Het project heeft dus langer geduurd dan waar we op hadden gehoopt, maar wat voor ons telt is het eindresultaat: het is ons gelukt om met alle vestigingen in Nederland en Tsjechië tegelijkertijd live te gaan. En die livegang liep gesmeerd!”

Betrouwbaar planningsproces en besparing van mankracht

“Ons planningsproces is nu veel betrouwbaarder en vereist minder tijd. Er worden softwarematig veel meer checks afgevangen zodat er minder fouten doorheen sluipen. Fouten die wij er voorheen handmatig uit moesten filteren. Een mooie bijkomstigheid is dat de tweede planner die bij ons is gestart veel korter ingewerkt hoefde te worden, omdat er veel meer automatisch wordt afgevangen. Er is nog maar een klein lijstje van punten waar de planner handmatig naar moet kijken.”, vertelt Bert Jan enthousiast.

Daarnaast wijst Bert Jan op de besparing die de EDI-koppeling oplevert:

“De EDI-koppeling levert ons heel wat besparing op mankracht. Aan de uitleverzijde met PACCAR zijn wij nu volledig EDI gelinkt. Elke dag gaan 80 tot 90 codenummers over de EDI-lijnen. Elk codenummer heeft een factuur. Als we al die facturen met de hand moet aanmaken en versturen, dan kun je nagaan hoeveel werk wij besparen. Daarnaast voorkomen we fouten. Bij het handmatig verwerken, heb je altijd te maken met fouten in aantallen, verzendwijze of artikelen. De EDI-link garandeert ons een hoge mate van betrouwbaarheid.”

Ook Scherpthe en OMS International zijn content. Op de eerste plaats omdat Priema tevreden is met het eindresultaat, maar ook omdat de samenwerking naar meer smaakt.

“Wanneer twee partijen elkaar goed aanvullen zoals Scherpthe en OMS, behalen we synergie en dat is pure winst voor onze klanten. Ik kijk daarom nu al uit naar het volgende project dat wij in samenwerking met Scherpthe mogen aanpakken”, aldus Arthur Dekker, sales en marketing manager bij OMS International.

Over Scherpthe B.V.

Scherpthe B.V., gevestigd te Eindhoven, is dé trotse partner en Nederlandse distributeur van Epicor ERP Software. Als kleine startup in 2012 begonnen, heeft Scherpthe inmiddels jarenlange ervaring met Epicor ERP; zowel met implementaties bij nieuwe gebruikers, als upgrades bij bestaande Epicor gebruikers.

Scherpthe is daardoor vandaag de dag de Nederlandse voorkeurspartner van Epicor ERP voor bedrijven, die hun digitale werkomgeving in de cloud willen optimaliseren en hun groei-ambities willen verzilveren.

Over OMS International

OMS International, gevestigd te Leerdam, is expert in data-integratie en elektronische B2B/B2G communicatie met behulp van EDI. Al meer dan 30 jaar zet OMS International expertise en ervaring in voor bedrijven in verschillende branches.

Ieder EDI vraagstuk vraagt om een specifieke benadering, om maatwerk. OMS kan dankzij haar brede dienstverlening het hele traject begeleiden en uitvoeren. Van analyse tot aan implementatie en support. Net als iedere organisatie, is elke dienst van OMS International uniek. Het bedrijf onderscheidt zich door kwaliteit, een vlotte samenwerking en goede service.