PEPPOL

PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online)

Wat is PEPPOL?

PEPPOL is een internationaal netwerk dat verschillende Europese overheden, dienstverleners en bedrijven gebruiken. Via het PEPPOL-netwerk kunt u eenvoudig, veilig en efficiënt door heel Europa elektronische (bedrijfskritische) documenten (bijvoorbeeld facturen) verzenden naar en ontvangen van bedrijven en overheden.

PEPPOL staat voor Pan-European Public Procurement Online en is een Europese standaard voor E-invoicing, E-procurement en E-ordering. Hierdoor kunt u door heel Europa zaken doen. Onafhankelijk van onderliggende software en zonder menselijke interactie.

Sinds 1 januari 2017 moeten Nederlandse en Belgische leveranciers hun facturen elektronisch via een beveiligd netwerk aanleveren aan publieke organen. Andere Europese landen zullen snel volgen. Kortom: voor Europese B2B en B2G communicatie is een access point tot PEPPOL steeds meer een must.

Hoe werkt het?

PEPPOL verandert niets aan de bestaande technologieën voor elektronisch berichtenverkeer. Als de administratie van zowel de verzender als de ontvanger geregistreerd zijn op het netwerk, wordt de elektronische factuur direct naar de boekhouding van de ontvanger gestuurd.

Om toegang te krijgen tot het PEPPOL-netwerk moet je als bedrijf eerst een validatieproces ondergaan om de legitimiteit laten te controleren. Registratie in het netwerk vindt plaats op basis van (unieke) ID-nummers zoals KvK of BTW nummers, IBAN-nummers en OIN-nummers voor overheidsinstellingen. Kopers en leveranciers met een access point, nationaal en internationaal, kunnen elkaar vervolgens bereiken.

PEPPOL Access point

Een PEPPOL access point is nodig om te kunnen communiceren via dit netwerk. Een Billing Service Provider (BSP) verstrekt een acces-point. Zij controleren de registratie van PEPPOL access point providers. PEPPOL detecteert automatisch of de ontvanger in staat is elektronische documenten via het netwerk te ontvangen. Uw documenten en facturen worden volledig automatisch ingelezen en verstuurd vanuit uw ERP-systeem of boekhoudsoftware. Pluspunt is dat ook aanvullende informatie meegestuurd kan worden, bijvoorbeeld een catalogus bij een order.

PEPPOL leverancier: wij regelen uw aansluiting

Als PEPPOL leverancier zijnde, krijgt u met onze software een access point tot het PEPPOL netwerk. Daarmee is dit een onderdeel van onze kerncompetentie. Net zoals de beproefde kennis en ervaring op het gebied van onze EDI experts op het gebied van E-Procurement.

Wilt u geen gebruik maken van PEPPOL? Dan kunnen wij ook via andere wegen het internationale berichtenverkeer voor u inregelen. Hoe dan ook zorgen wij ervoor dat uw internationale B2B en B2G communicatie geoptimaliseerd wordt. Waardoor u zaken kunt doen in heel Europa.

Voordelen van PEPPOL

Er zijn verschillende redenen om je als bedrijf te registreren op het PEPPOL-netwerk. Zekerheid en veiligheid zijn de belangrijkste voordelen.

Zekerheid dat facturen aankomen
Met PEPPOL komt een factuur direct in de boekhouding van de ontvangende partij, dus niet naar een fysieke postbus of een e-mailbox. Zo weet u zeker dat uw factuur op de juiste plek bij uw klant arriveert.

Wettelijk verplicht bij zaken doen met de overheid
Sinds 1 januari 2017 is het voor bedrijven die factureren aan de (centrale) overheid verplicht om dit via een beveiligd netwerk te doen. Vanaf april 2019 accepteren ook gemeenten andere semi-overheden alleen nog e-facturen.

Snellere factuurverwerking
Doordat facturen direct in de administratie van de ontvangende partij terecht komen, zijn er geen handmatige handelingen meer nodig en zal de factuurverwerking sneller verlopen. De kans wordt daarmee groter dat uw klant uw facturen sneller zal betalen.

Manipulatie uitbannen
Spookfacturen zijn erg vervelend en bijna niet te onderscheiden van echte facturen. Binnen het PEPPOL-netwerk zijn alle verzenders en ontvangers gevalideerd en is het versturen of ontvangen van spookfacturen een heel stuk lastiger.