In deel 1 en deel 2 van deze blog reeks over starten met EDI heeft u kunnen lezen hoe u een goede voorbereiding treft en hoe u uw informatie- en ketenlandschap in kaart brengt.
In dit derde artikel komen we bij de volgende stap: nu u de benodigde informatie heeft verzameld en helder heeft wat u wilt bereiken, wordt het tijd om in beeld te brengen hoe ver u nog van deze situatie verwijderd bent. Alleen dan kunt u bepalen wat er nodig is om uw doel(en) te behalen. Een veel gebruikt model is het As is – To be model.
Hierbij beschrijft u:
- De ‘as is state’, oftewel de processen zoals ze nu zijn.
- De ‘to be state’, de situatie waar u naar streeft en waar uw doelen zijn behaald.
Dit blogartikel is onderdeel van onze white paper:
EDI stappenplan, kom in 10 effectieve stappen tot een succesvolle EDI-implementatie.
Hoe kiest u de juiste processen?
Denk na over processen die direct bijdragen aan het behalen van uw doelstellingen en besteed extra aandacht aan processen die de eindklant raken.
Beantwoord hierbij de volgende vragen:
- Welke processen spelen een belangrijke rol in de samenwerking met de verschillende type handelspartners?
- Bij welke processen zijn de meeste business partners betrokken?
- Welke processen kosten het meeste tijd?
- Welke processen zijn het meest tijdgebonden/tijdgevoelig?
- Bij welke processen hebben fouten de hoogste impact?
- Welke processen zijn strategisch het meest belangrijk?
- Welke processen lopen goed, welke zijn voor verbetering vatbaar? Zijn er processen waarbij u stappen kunt overslaan/elimineren? Wat zou de waarde daarvan zijn?
- Welke informatie wordt uitgewisseld binnen deze processen en hoe gebeurt dit?
- Welke processen zouden efficiënter en/of effectiever zijn wanneer ze (verder) gedigitaliseerd zouden worden? Wat zou u daarmee winnen?
- Wat is er voor nodig om bovenstaande processen te veranderen? Wat is de impact hiervan?
As is state
Om verbetering te realiseren is het van belang om precies te weten waar u nu staat. Dit beschrijft u in de ‘as is state’. Beschrijf iedere stap in het proces in detail en visualiseer deze met een stroomdiagram. Benoem ook de risicogebieden bij deze processen. Met andere woorden: wanneer een procesverandering verkeerd uitpakt, wat zijn dan de consequenties?
Het uitschrijven van de huidige processen heeft meerdere voordelen, waaronder:
- Het dwingt tot nadenken over hoe processen op dit moment lopen. Niet alleen bij uzelf, maar ook bij de mensen die de processen uitvoeren. Zeker het visualiseren van processen leidt vaak tot ideeën voor verbetering.
- Bij handmatige processen is het niet vreemd dat verschillende mensen, verschillende processen hanteren om exact hetzelfde te bereiken. Het vergelijken van deze processen kan mooie inzichten opleveren.
To be state
Voor de ‘to be state’ pakt u de processen van de ‘as is state’ als uitgangspunt en brengt u de gewenste situatie in kaart.
Benoem waar de huidige processen verbeterd kunnen (moeten) worden, let hierbij op:
- Frictiepunten in het huidige proces.
- Tekortkomingen in het huidige proces.
- Overbodige stappen in het huidige proces.
- Stappen in het huidige proces waar verspilling plaats vindt (tijd, geld, materiaal etc.).
- Stappen in het huidige proces die foutgevoelig zijn (en de impact van de fouten).
Vervolgens visualiseert u hoe de processen eruit zien wanneer al deze tekortkomingen weggenomen zijn. Dit is uw ‘to be state’. Beschrijf uiteraard in detail wat ervoor nodig is om tot deze ‘to be state’ te komen en wat de impact en eventuele risico’s van deze veranderingen zijn.
Wanneer u nadenkt over de ‘to be state’ is creativiteit belangrijk, maar denk goed na over waar u daadwerkelijke successen kunt behalen en houdt uw doelstellingen altijd in uw achterhoofd. Het is van belang dat alles wat u bedenkt uiteindelijk bijdraagt aan de doelen die u wilt behalen.
Hulp bij het maken van het procesverbeterplan?
Het kiezen en prioriteren van de processen die u gaat verbeteren en het schrijven van het procesplan is misschien wel de belangrijkste stap op weg naar de succesvolle implementatie van EDI.
Heeft u niet de mensen of kennis in huis om dit op een gedegen manier uit te voeren? De proces consultants van OMS International helpen u graag verder.
Sinds 1991 ondersteunt OMS International honderden bedrijven in binnen- en buitenland met advies en technische ondersteuning bij het optimaliseren van de communicatie met hun handelspartners. Bel of mail ons voor een vrijblijvende kennismaking.
De uitvoering: EDI-implementatie
Met het procesverbeterplan in de aanslag bent u klaar om naar de implementatiefase te gaan. De volgende stappen zijn: het maken van systeemkeuzes, prioriteren van de implementatie, testen en implementeren.
Dit leest u allemaal in het laatste artikel in deze blogserie EDI invoeren: de implementatie. In onze white paper vindt u alle 10 stappen naar een succesvolle EDI implementatie bij elkaar in één document.
