Wilt u EDI invoeren in uw organisatie? Dan is het belangrijk om een duidelijk plan te trekken. Een goede voorbereiding is hierbij van groot belang. Het spreekwoord is immers niet voor niets: “Een goede voorbereiding is het halve werk”. In dit artikel leest u twee zaken die u absoluut niet mag vergeten in de voorbereiding naar EDI.
Dit blogartikel is onderdeel van onze white paper:
EDI stappenplan, kom in 10 effectieve stappen tot een succesvolle EDI-implementatie.
Zorg voor een kraakhelder doel
EDI is een middel en mag dan ook nooit een doel op zichzelf zijn. EDI kan verschillende doelen dienen, daarom is het belangrijk dat u uw doel goed voor ogen heeft. Het helder stellen van uw doel zorgt dat u te allen tijde focus houdt op datgene wat u wilt bereiken.
Het is geen probleem wanneer u meerdere doelen voor ogen heeft bij het implementeren van EDI. Is dit het geval? Dan helpt het om een primair doel en secundaire doelen te definiëren. Op deze manier houdt u altijd focus op uw belangrijkste doelstelling.
Mogelijke doelen van EDI
- Het verhogen van de waarde voor de (eind)klant. Meerwaarde kan liggen op verschillende vlakken, zoals: sneller leveren, verlagen van de marktintroductietijd (Time To Market), bieden van een lagere prijs, hogere beschikbaarheid van goederen, het bieden van extra waarde op distributievlak etc.
- Uw concurrentiepositie verbeteren, bijvoorbeeld omdat steeds meer klanten EDI als voorwaarde stellen, of omdat u met behulp van EDI eenvoudiger een nieuwe markt kunt betreden.
- Efficiënter werken, bijvoorbeeld het besparen van kosten en/of arbeidsuren.
- Effectiever werken, bijvoorbeeld het voorkomen van fouten.
- Cashflow verbeteren.
- Duurzaam ondernemen.
Zorg dat u uw doelstellingen altijd SMART maakt en definieer KPI’s om de voortgang op uw doelstellingen te kunnen meten en monitoren.
Maak randvoorwaarden in orde
Het verbeteren van ketensamenwerking is geen sinecure. Zorg daarom dat de volgende randvoorwaarden in orde zijn, voordat u de inhoud in duikt.
Breng de benodigde kennis bij elkaar
Een EDI implementatie vergt strategisch en analytisch inzicht en kennis van processen en systemen. Denk daarom na over uw eigen rol en de bijdrage die u zelf levert.
Maar denk ook goed na over welke mensen, afdelingen en kennis u nodig heeft om het project naar succes te brengen. Het is cruciaal om de juiste mensen (kennis) in uw organisatie bij elkaar te zetten om EDI succesvol te kunnen implementeren.
Vraag uzelf af of uw organisatie alle benodigde kennis in huis heeft, waaronder:
- Analytische kennis.
- Kennis van procesverbetering.
- Systeem en IT-kennis.
- Kennis van verandermanagement.
Zorg voor voldoende draagvlak en commitment
EDI heeft alleen kans van slagen met het juiste draagvlak. Enerzijds van het hoger management (voor het vrijmaken van budget om maar “wat” te noemen), maar ook van mensen op de werkvloer. Deze mensen gaan de veranderingen die EDI met zich meebrengt het hardst voelen.
Met een interne communicatiecampagne zet u uw boodschap kracht bij en zorgt u dat de boodschap de juiste medewerkers bereikt. De afdeling communicatie en/of marketing kan hierbij vaak helpen. Neem in uw boodschap mee wat er gaat gebeuren, maar vooral ook waarom. Verandering is voor veel mensen lastig. Onderschat deze impact niet. Veel mensen verzetten zich tegen een verandering zodra deze opgelegd wordt door iemand anders. De manier waarop is hierbij zeer belangrijk. Daarom is het stilstaan bij de ‘waarom’ vraag cruciaal. Mensen staan sneller open voor verandering wanneer ze goed begrijpen waarvoor het nodig is. Geef collega’s ook voldoende ruimte voor inspraak en feedback. Zorg dat ze zich gehoord voelen.
Next steps: Ketenpartners en informatiebehoefte in kaart brengen
Wanneer u deze belangrijke punten van voorbereiding achter de rug heeft, bent u klaar om uw ketenlandschap en informatiebehoefte in kaart te brengen. Hoe u dit doet, leest u in ons blogartikel: Zo brengt u uw ketenlandschap en informatiebehoefte in kaart bij een EDI-implementatie
Wilt u alle stappen naar een succesvolle EDI-implementatie bij elkaar hebben in één document? Download dan onze white paper: EDI stappenplan
