In het vorige artikel hebben het belang van een goede voorbereiding onderstreept bij de start met EDI. Na een gedegen voorbereiding bent u klaar om uw ketenlandschap en informatiebehoefte in kaart te gaan brengen. In dit artikel leest u meer over deze cruciale stappen richting een succesvolle EDI-implementatie.
Dit blogartikel is onderdeel van onze white paper:
EDI stappenplan, kom in 10 effectieve stappen tot een succesvolle EDI-implementatie.
Identificeer en beschrijf ketenpartners
EDI gaat maar al te vaak over het stroomlijnen van samenwerkingen met handelspartners. Daarom is een belangrijkste stap om in kaart te brengen wie uw handelspartners zijn en op wat voor manier u met hen samenwerkt.
Deel hierbij uw handelspartners op in categorieën en geef antwoord op de volgende vragen:
- Welke soort partners heeft u? En welke waarde voegen ze toe? Deel uw partners hierbij op in logische categorieën, zodat u een helder overzicht krijgt.
- Met welke partners deelt u geautomatiseerd gegevens? En met welke (nog) niet?
- Welke partners zetten EDI in of delen informatie op een andere manier met leveranciers en/of afnemers? (XML bijvoorbeeld). Hoe doen ze dat?
- Met welke partners deelt u het grootste aantal bedrijfstransacties?
- Met welke partners heeft u een langetermijnrelatie?
- Voor welke partners is EDI (waarschijnlijk) onbereikbaar? (vanwege schaal en/of budget)
Breng de informatiebehoefte in kaart
Leg vast welke informatie er nodig is om uw doelstellingen te bereiken. Welke informatie heeft u nodig van uw partners? Welke informatie hebben uw partners van u nodig? Ga niet uit van de huidige situatie, maar van de ideale situatie. Denk ook na over informatie die nu niet beschikbaar is, maar die wel van toegevoegde waarde kan zijn in het proces en het liefst ook voor de (eind)klant. Dit helpt om uw concurrentiepositie in de toekomst te versterken.
Beantwoord de volgende vragen:
- Welke informatie heeft u minimaal nodig van partners? (per partner categorie)
- Welke informatie heeft u nodig om de samenwerking te verbeteren?
- Welke informatie is (nog) niet beschikbaar, maar wel gewenst?
- Welke informatie gaat u delen? En in welke richting? (heen, weer, of heen-en-weer). Welke document types horen daarbij?
Betrek uw ketenpartners
Last but not least: EDI gaat over samenwerking en dit komt natuurlijk vanuit twee richtingen. Bedenk daarom niet vanuit uw spreekwoordelijke ‘ivoren toren’ hoe de samenwerkingen eruit moeten zien, maar bespreek (en brainstorm!) actief met uw afnemers en leveranciers.
Breng hierbij in beeld:
- Welke partners staan open voor intensivering/verbetering van de samenwerking?
- Wat zijn de (on)mogelijkheden van partners (budget, systemen etc.)
- Wat zijn de drijfveren/doelen van uw ketenpartners? In hoeverre komen die doelen overeen met die van u?
- Welke ideeën hebben uw partners bij het verbeteren van de ketensamenwerking? Passen die bij uw ideeën?
Hulp nodig bij het in kaart brengen van deze informatie?
Het vinden van de juiste antwoorden op de vragen in dit artikel is niet gemakkelijk, zeker wanneer uw organisatie opereert in een complex ketenlandschap. Wij begrijpen dit. Onze ervaren consultants en technische specialisten helpen u graag verder.
Naast technische kennis, heeft ons team jarenlange ervaring met het oplossen van informatievraagstukken op het gebied van ketensamenwerkingen, logistiek en data-integratie.
Wilt u eens sparren met ons? Wij gaan graag met u in gesprek over uw specifieke EDI- en ketenvraagstukken.
Procesverbeterplan
Nadat u bovenstaande cruciale informatie heeft verzameld, is het helemaal helder wat u wilt bereiken. Dan kunt u door naar de volgende stap: in beeld brengen hoe ver u nog van de gewenste situatie verwijderd bent. Alleen dan kunt u bepalen wat er nodig is om uw doel(en) te behalen.
Leest hoe u dit doet in ons artikel over het EDI procesverbeterplan met behulp van het As is – To be model. Alle 10 stappen naar een succesvolle EDI-implementatie vindt u samen in één PDF-document in onze white paper EDI stappenplan.
