In de vorige delen van deze blogserie namen we u mee in wat er nodig is om succesvol te starten met EDI. Dit begon bij een gedegen voorbereiding en ging door met het in kaart brengen van het informatie- en ketenlandschap tot aan het procesverbeterplan.
Nadat alle bovenstaande stappen zijn doorlopen, kunnen we eindelijk toewerken naar de daadwerkelijke implementatie van EDI. In dit laatste artikel van deze blogserie nemen we dan ook de laatste cruciale stappen:
- Het maken van de juiste systeemkeuzes
- Prioriteren van de EDI implementatie
- Testen
- Implementeren
Dit blogartikel is onderdeel van onze white paper:
EDI stappenplan, kom in 10 effectieve stappen tot een succesvolle EDI-implementatie.
Maak de juiste systeemkeuzes
Pas wanneer u bovenstaande stappen heeft doorlopen, kunt u gefundeerde keuzes maken op systeemgebied.
Bepaal in samenwerking met een gecertificeerde EDI-specialist -zoals OMS International– welke EDI-oplossing het beste bij uw bedrijf past. U neemt hierbij gezamenlijk beslissingen over:
- Welke taal en standaarden gaat u hanteren?
- Hoe gaat u berichten vertalen?
- Hoe gaat u communiceren?
- Hoe ziet uw communicatie netwerk eruit?
- Welke protocollen gaat u hanteren?
- Laat u de communicatie verlopen via een EDI provider (outsourcing model), of gaat u voor een eigen infrastructuur (in-house model)?
- Gaat u werken met software in de cloud, met middleware of met een VAN?
Twijfelt u wat de beste EDI oplossing is voor uw organisatie? Maak gebruik van 30 jaar EDI ervaring en vraag het OMS. Wij adviseren u graag. Sinds 1991 ondersteunt OMS International honderden bedrijven in binnen- en buitenland met advies en technische ondersteuning bij het optimaliseren van de communicatie met hun handelspartners.
Prioriteer de implementatie
U werkt nu toe naar de implementatie. Het is hierbij belangrijk om inzichtelijk te maken waar de grootste winst zit. Veranderingen waar uw bedrijf het meest van profiteert, krijgen prioriteit. Let hierbij op schaalgrootte, frequentie.
De antwoorden op veel van bovenstaande vragen zullen u helpen om deze prioritering te maken. Denk aan de processen die de meeste impact hebben op uw business en de ketenpartners waarmee u het grootste aantal bedrijfstransacties deelt.
Kijk niet alleen naar de grootte van de winst, maar ook naar de inspanning en resources die nodig zijn om deze winst te behalen. Maak waar mogelijk een kosten-batenanalyse.
Test, test, test
Wanneer het EDI systeem is geïmplementeerd is het raadzaam om een pilot project te doen met één afnemer en/of leverancier. Een test op kleine schaal is overzichtelijk en veiliger dan wanneer u direct zou kiezen voor een grootschalige uitrol.
In deze fase lost u eventuele kinderziekten op en bij een succesvolle tests bent u klaar voor de volledige uitrol van EDI!
Implementeer
U bent nu klaar voor de implementatie van de veranderingen. Een belangrijk aandachtspunt hierbij is adoptie. Ieder vernieuwingsproces valt of staat hiermee.
Een goede data-integratie opent een wereld van nieuwe mogelijkheden, maar zoals we eerder in dit artikel al schreven, betekent verandering in proces en systeem ook verandering voor de mens. Besteed daarom voldoende aandacht aan training van uw mensen op de nieuwe processen en systemen.
Ga voor een cyclus van continue verbetering
Wanneer u bovenstaande stappen op een gedegen manier doorloopt, maakt u gefundeerde en weloverwogen beslissingen op het gebied van ketensamenwerking en EDI.
Een succesvolle EDI implementatie is een belangrijke mijlpaal en zeker het vieren waard! Tot slot dagen wij u uit om deze mijlpaal niet als de laatste, maar juist als de eerste te zien. Ga voor een continue verbetercyclus waarbij u steeds meer leveranciers en afnemers aanhaakt en periodiek analyseert of de gekozen weg nog altijd de meest optimale is. Zo behaalt u uw doelstellingen niet alleen, maar overtreft u deze!
Wil u hier een keer over doorsparren? Schroom niet om te vragen, want wij denken graag met u mee.
