BACU & HEMA: transitie naar naadloze samenwerking met EDI

Over BACU

BACU is een familiebedrijf met een rijke historie. In meer dan 120 jaar is deze industriële bakker uitgegroeid tot de grootste banketbakkerij van Nederland en levert dagelijks brood en banket aan meer dan 1.000 Jumbo en HEMA winkels verspreid over het land.

Om u een idee te geven van de schaalgrootte: wekelijks maken 900+ medewerkers van BACU voor meer dan 1.500.000 mensen gebak en bakken zij meer dan 1.400.000 broodjes. In de Koningsdagweek bereidt BACU een indrukkwekkende 2.500.000 oranje tompoezen! Het is dan ook niet gek dat het bedrijf afhankelijk is van een vlekkeloos EDI-proces om die immense productie en leveringen in goede banen te leiden.

De uitdaging

Na de (gedeeltelijke) overname van HEMA door Jumbo, kreeg BACU de mogelijkheid om de voormalige HEMA bakkerijen over te nemen. Deze overname betekende bijna een omzetverdubbeling voor het bedrijf: BACU zag hiermee de omzet stijgen van 80mln naar 150mln euro.

De HEMA bakkerijen waren tot op dat moment onderdeel van HEMA en draaiden op dezelfde systemen als de retailorganisatie. Omdat BACU een zelfstandige onderneming is, heeft het sinds dag 1 de ambitie gehad om de processen en systemen om te zetten naar de uniforme standaard binnen BACU.

Met deze beslissing was het streven om afscheid te nemen van SAP, waar de HEMA bakkerijen mee werkten, en over te gaan naar een combinatie van AFAS (financiële software) en FOBIS (ERP software), waar BACU al jarenlang naar tevredenheid mee werkt.

Volgens afspraak met HEMA kon BACU maar een beperkte tijd doorwerken met SAP voordat het over moest naar de eigen systemen. Daarnaast was het ‘verbouwen met de winkel open’ en wilde BACU de medewerkers van de overgenomen bakkerijen niet langer in onrust laten zitten dan noodzakelijk was. Werk aan de winkel dus!

De oplossing

Bovenstaande uitdaging hield in dat de systemen en processen van de HEMA bakkerijen opnieuw opgetuigd moesten worden.

Om die uitdaging te lijf te gaan schakelt BACU de hulp in van twee partijen:

• FTI consulting om het project te leiden aan de IT-kant met Samir Belhadj in de rol van projectleider.
• OMS International om het EDI berichtenverkeer tussen BACU en HEMA op te tuigen en in goede banen te leiden.

Voor BACU is het van cruciaal belang dat het primaire proces continu blijft doorlopen, dit was daarom een randvoorwaarde van het project, licht Samir van FTI consulting toe:

“De business continuïteit mocht niet lijden. De winkels mochten zo min mogelijk merken dat er op de achtergrond een hele grote verandering gaande was. De productie en levering naar HEMA moest te allen tijde vlekkeloos doorlopen”.

OMS dacht hierbij actief mee over hoe een vlekkeloos proces eruit ging zien. Samen met Samir en BACU kwam OMS tot een efficiënt EDI berichtenproces. Een proces dat voorzien is van de juiste checks en meldingen, zodat er tijdig actie ondernomen wordt wanneer er iets niet loopt zoals het hoort.

Erik Weerts licht toe wat hij waardeert aan de samenwerking met OMS:

“OMS kenmerkt zich door een flexibele houding en hun wendbaarheid. Zelfs als we ze op zondag nodig hebben of last minute aanpassingen hebben, staan ze voor ons klaar. Ook denken de OMS consultants op een proactieve manier mee bij de inrichting en durven ze ons een spiegel voor te houden wanneer dat nodig is. In hun expertrol zetten zij jarenlange ervaring bij andere klanten in om ons verder te helpen. De rol als cruciale business partner vervullen zij goed.”

Support & beheer

Juist omdat continuïteit zo cruciaal is voor BACU kiest het bedrijf ervoor om de support en beheer uit te besteden aan OMS International. Erik licht toe hoe hij tot die keuze kwam:

“Er zijn veel schakels waar een order doorheen moet voordat iemand aan de band een appeltaart gaat maken. Daarbij komt ook: de orderstroom van HEMA naar BACU vind in de nacht plaats. Dan ligt bij ons in principe iedereen nog op één oor.

Als er dan een kink in de kabel komt met de uitwisseling van berichten, dan moet er direct actie ondernomen worden. Dat is de meest voorname reden dat we gekozen hebben voor managed services van OMS: zo weten wij dat ons primaire proces altijd doorloopt.

OMS begrijpt dat dit onze core is, onze lifeline. Wanneer er onverhoopt een hickup plaatsvindt in de orderstroom dan gaat er bij OMS direct een alarmbel af. Dat betekent dat er actie wordt ondernomen en iemand uit zijn bed wordt gebeld om het alsnog in goede banen te leiden.”

Dat dit hard nodig was bleek op een bewuste vroege ochtend, vertelt Samir van FTI Consulting:

“We hebben een keer meegemaakt dat we om 5 uur ‘s ochtends geen orders binnenkregen van HEMA. Bij OMS kregen we direct een capabele consultant aan de lijn. Dit was geen 1e lijn medewerker die het probleem moet doorzetten naar een andere afdeling, wat je bij andere partijen nog wel eens meemaakt, maar een deskundig en adequaat persoon die het probleem ook direct wist op te lossen. Dat is wat OMS kenmerkt: mensen met inhoud die direct schakelen wanneer dat nodig is. Het zijn jongens die begrijpen wat ze doen en ze zijn bereikbaar wanneer het nodig is”.

Het resultaat

Het belangrijkste resultaat voor BACU is bereikt: definitief afscheid van de processen en systemen van HEMA en een gedegen proces, volgens de BACU standaard, dat de continuïteit van de productie en levering garandeert.

HEMA schiet dagelijks op winkelniveau hun orders naar BACU. Dit zet het productie en leveringsproces bij BACU in gang, waarbij de HEMA bakkerijen individueel geïnformeerd worden over wat er die dag precies wordt geleverd. Ook het facturatieproces verloopt volledig automatisch.

“Zeker omdat het om dagvers voedsel gaat in grote aantallen, is het van cruciaal belang dat onze producten tijdig en volledig geleverd worden aan onze klanten. EDI is de perfecte communicatieoplossing om dat proces te ondersteunen. Zonder EDI zijn wij daarin nergens”, aldus Erik Weerts