Ieder commercieel bedrijf verwerkt klantorders. Om dit efficiënt te kunnen doen, is een gedegen order to cash proces van cruciaal belang. Dit proces gaat verder dan op tijd betaald krijgen en het optimaliseren van uw cash flow. Een soepel en geautomatiseerd order to cash proces speelt namelijk ook een belangrijke rol in het verbeteren van de relatie met uw klant.
Order to Cash proces
Order to cash: efficiëntie en klanttevredenheid in de bedrijfswereld
Wat is het order to cash proces?
Order to cash is het proces dat start bij het ontvangen van een order van uw klant tot het verwerken van de betaling. Dit proces wordt vaak afgekort als O2C of OTC.
Het ontvangen van de order, zet in het O2C-proces een aantal belangrijke handelingen in gang, zoals het verwerken en uitleveren van de order, maar ook het versturen van de factuur. Dit wordt ook wel de order to cash cyclus genoemd.
Tegenover het order to cash proces staat (aan de kant van de koper) het purchase to pay (P2P) proces. Dit proces start bij de inkooporder en eindigt bij de betaling van de goederen en/of diensten.
De order to cash cyclus in de praktijk
- Ordermanagement & creditmanagement
Bij het ontvangen van de order wordt gecontroleerd of alle informatie correct en aanwezig is om de order succesvol te kunnen verwerken. Indien er een offerte is uitgebracht, wordt de order vergeleken met de offerte. Bij missende informatie, fouten, onduidelijkheden, of bepaalde complexiteit, wordt er geschakeld met de klant. Wanneer er gekocht wordt op rekening, is het belangrijk om een kredietgoedkeuringsproces te hanteren. Nieuwe klanten doorlopen dit proces om achterstallige betalingen verderop in het order to cash proces te voorkomen. - Orderverwerking
Wanneer alle informatie compleet is, wordt de order gecontroleerd op beschikbaarheid van voorraad. Eventuele discrepanties worden aangepakt voordat de order wordt goedgekeurd. Bij onvoldoende beschikbare voorraad dient de klant te worden geïnformeerd en passende maatregelen te worden genomen. - Levering
Wanneer de leverdatum bekend is, wordt de klant hiervan op de hoogte gebracht, of de leverdatum wordt met de klant afgestemd. Bij internationale verkoop dient rekening gehouden te worden met douaneaangifte. - Facturering & betalingsverwerking
Zodra de order de producten zijn verzonden of de diensten zijn afgenomen, wordt een factuur opgesteld en naar de klant gestuurd. Nadat de klant betaald heeft voor de producten en/of diensten, dient gecontroleerd te worden of deze betaling conform de factuurvoorwaarden is voldaan. De betaling wordt geboekt op de order en correct verwerkt in de financiële administratie. Eventuele vertragingen of betalingsgeschillen dienen te worden opgelost. - Klantenservice: Tijdens het hele proces is een goede communicatie met de klant essentieel. Eventuele vragen, problemen of verzoeken dienen snel en professioneel te worden afgehandeld om de klanttevredenheid te waarborgen.
E-book: Supply chain gedreven business
In dit e-book leggen we uit hoe u EDI gebruikt om uw bedrijf strategisch te oriënteren rond de dynamiek van de supply chain om zo uw concurrentie een stap voor te blijven.
Voordelen van een geoptimaliseerde order to cash cyclus
Een efficiënt Order to Cash proces biedt bedrijven tal van voordelen:
- Verbeterde Cashflow: een gestroomlijnde afhandeling van bestellingen en betalingen garandeert een stabiele cashflow. Het zorgt ervoor dat u sneller betaald krijgt omdat orders sneller verwerkt worden en facturen eerder en foutloos verstuurd worden.
- Verhoogde Klanttevredenheid: Snelle en nauwkeurige orderverwerking, levering en klantenservice dragen bij aan tevreden klanten. Hierover later in dit artikel meer.
- Efficiënt Voorraadbeheer: Het proces helpt bij het identificeren van de meest gevraagde producten, wat helpt bij het optimaliseren van voorraadniveaus.
- Minder Disputen: Duidelijke facturerings- en betalingsvoorwaarden verminderen het risico op geschillen tussen klanten en het bedrijf.
Hoe het order to cash proces verbeteren?
Om het order to cash process te verbeteren is het belangrijk om:
- data die op verschillende plekken in uw organisatie aanwezig is, te integreren,
- de processen die met deze data samenhangen te automatiseren.
McKinsey’s Perspectief op Order to Cash
McKinsey, een toonaangevend adviesbureau, benadrukt het belang van technologische integratie in het Order to Cash proces. McKinsey pleit voor geautomatiseerde systemen die realtime inzicht bieden in orderstatus, voorraadniveaus en betalingsstatus.
EDI in het order to cash proces
EDI is een cruciaal middel in het automatiseren van het order to cash proces. EDI maakt elektronische en geautomatiseerde uitwisseling van gegevens in de hele O2C cyclus mogelijk.
We geven hieronder aan wat EDI kan betekenen in iedere stap van het order to cash proces:
1. Ordermanagement
Bij een geautomatiseerd Order to Cash proces, worden orders digitaal ontvangen door middel van een EDI-bericht. Afhankelijk van de EDI-standaard heeft dit bericht een bepaalde naam. In de EDIFACT standaard heet dit bericht: Purchase order message (ORDERS).
Dit bericht zet de hele order to cash cyclus vervolgens in gang. De Purchase order message wordt gevalideerd volgens de afgesproken EDI standaarden.
In antwoord op de Purchase order message stuurt de ontvangende partij een responsbericht om de order te bevestigen. In EDIFACT heet dit bericht: Purchase order response message (ORDRSP) Artikelen die niet geleverd kunnen worden, kunnen gemarkeerd worden in dit bericht en tevens kan het bericht wijzigingen voorstellen voor de Purchase order.
In EDIFACT worden wijzigingen in de Purchase order automatisch ontvangen (en verwerkt) met de Purchase order change request (ORDCH).
2. Orderverwerking
Het Purchase order bericht zet diverse processen in gang aan de orderverwerkingskant. Afhankelijk van het type bedrijf, kunnen dit uitlopende berichten zijn. In de maakindustrie bijvoorbeeld is de Delivery schedule message (DELFOR) belangrijk. Met dit bericht geeft het fabricerend bedrijf een verkoopprognose aan haar leveranciers.
Het bericht bevat informatie over de verwachte verkoop en de hoeveelheid materiaal die zij hierbij nodig hebben van de leverancier.
Aan de leverancierskant zet de ontvangst van het DELFOR bericht de planning in gang, of wijzigt het een bestaande planning. Een ander essentieel EDI-bericht binnen het orderverwerkingsproces is de Inventory report message (INVRPT). Hiermee houden ketenpartners elkaar op de hoogte van beschikbare voorraad. Voor een gegeven periode kan dit: beginvoorraad, eindvoorraad, en/of de verplaatsing van goederen tussen magazijnen of distributiecentra zijn.
3. Levering
Ook de leveringskant van het Purchase to Pay proces kan geheel geautomatiseerd worden met behulp van EDI. Ook hier zijn er diverse soorten berichten mogelijk tussen ketenpartners, denk aan berichten die het vervoer regelen en managen, maar ook berichten die de ontvangende partij informeren over de aankomst van de levering.
EDIFACT voorbeelden van leveringsberichten zijn:
- Boekingsberichten (IFTMBF, IFTMBC)
- Instructieberichten (IFTMIN en IFTMCS)
- Aankomstberichten (IFTMAN)
4. Facturering & betaling
Efficiënte facturering is een cruciaal onderdeel van de order to cash proces. Het is de sleutel tot een soepel lopende cashflow. Hoe sneller een bedrijf in staat is om een (correcte) factuur te sturen naar de klant, hoe sneller de betaling plaatsvindt.
Daarom is het zaak om vertragingen tussen orderverwerking en het opstellen van de factuur te minimaliseren. Alles draait hier om het tijdig versturen van (foutloze) facturen. Een factuurbericht in EDIFACT heet Invoice Message (INVOIC). Dit bericht kan gebruikt worden voor normale facturen, maar ook voor debet- en creditfacturen. Een veelgebruikt netwerk in elektronisch factureren is PEPPOL. Dit netwerk wordt onder andere gebruikt door overheidsinstellingen, zoals gemeenten en waterschappen.
Aan de kant van de opdrachtgever zet een betaalbericht de betaling van de factuur in gang. In EDIFACT heet dit een Extended payment order message (PAYEXT).
EDI implementeren?
Wilt u EDI invoeren in uw organisatie? Dan is het belangrijk om een duidelijk plan te trekken. EDI raakt niet alleen uw IT-systemen, maar ook uw bedrijfsprocessen en daarmee ook de mensen in uw organisatie.
Alleen wanneer u systemen, processen en mensen in harmonie op elkaar afstemt, zult u uw doelen bereiken. In dit stappenplan leest u daarom hoe u in 10 effectieve stappen tot een succesvolle EDI-implementatie komt.
Impact op klanttevredenheid
Het Order to Cash proces is een onmisbare schakel in de bedrijfswereld. Het brengt processen van verschillende afdelingen en ketenpartners bij elkaar om beter en sneller te kunnen leveren aan de (eind)klant en tegelijkertijd de cashflow op orde te houden.
Met de juiste aanpak vergroot dit proces niet alleen de operationele efficiëntie, maar draagt het ook bij aan een betere klantrelatie. Een uitmuntende Order-to-Cash (OTC) cyclus heeft namelijk een aanzienlijke impact op klanttevredenheid.
Een soepel verlopend O2C-proces biedt klanten verschillende voordelen:
- Betere klantervaring: Een vlotte order to cash cyclus zorgt voor een naadloze koopervaring. Orders worden efficiënt verwerkt, facturen zijn accuraat en tijdig, en betalingen kunnen eenvoudig worden voldaan. Dit draagt bij aan een positieve klant-leveranciersrelatie.
- Snellere Levering: Efficiëntie in de O2C-cyclus vertaalt zich vaak naar snellere levering. Orders worden sneller verwerkt en leveringen efficiënter uitgevoerd. Klanten ontvangen hun producten of diensten hierdoor eerder, wat bijdraagt aan hun tevredenheid.
- Betere Communicatie: Een goed functionerend order to cash proces omvat duidelijke communicatie over bestellingen, facturatie en betalingsinformatie. Klanten weten hiermee precies wat ze kunnen verwachten. Dit verhoogt vertrouwen en transparantie.
- Minder Fouten: Een soepel O2C-proces minimaliseert fouten, zoals incorrecte facturen of leveringen of vertragingen in de orderafhandeling. Dit vermindert ongemak en kosten voor klanten en draagt bij aan hun tevredenheid en vertrouwen in het bedrijf.
- Klantgerichtheid: Een goed functionerende O2C-cyclus toont de klant dat het bedrijf haar behoeften serieus neemt. Efficiënte en tijdige orderafhandeling en facturatie laten zien dat het bedrijf waarde hecht aan het gemak van de klant.
Versterk de relatie met uw ketenpartners
Een geolied order to cash proces versterkt dus de relatie tussen u en uw ketenpartners. Het biedt niet alleen operationele voordelen voor uw bedrijf, maar zorgt ook voor een positieve en lonende ervaring voor de klant. Dit draagt bij aan het opbouwen van loyaliteit en vertrouwen, wat uiteindelijk een cruciale factor is in het aantrekken en behoud van uw klanten.
