Denkt u na over een investering in elektronische gegevensuitwisseling (EDI)? Misschien heeft een handelspartner u gevraagd om het te gaan gebruiken?
In dit artikel ontdekt u dat EDI meer is dan een cruciale technologie die B2B-communicatie in een veilig, overeengekomen formaat mogelijk maakt. De voordelen van EDI zijn talrijk: van kostenreductie tot het versnellen van bedrijfscycli.
Hieronder leest u de 6 belangrijkste voordelen van EDI.
1. Sneller en efficiënter zaken doen met handelspartners
EDI is de motor achter snellere, efficiëntere transacties. Het neemt de traagheid van traditionele processen weg en vervangt deze door gestroomlijnde, veilige communicatiekanalen.
Door de geautomatiseerde uitwisseling van belangrijke documenten zoals inkooporders en facturen, verkort EDI de transactiecycli en stelt het u in staat om ongekend snel te reageren op vragen uit de markt.
Real-time gegevensuitwisseling stelt u in staat om -zonder vertraging- weloverwogen beslissingen te nemen.
2. Nauwkeurigheid en perfectie
Fouten in de gegevensinvoer kunnen leiden tot vertraagde transacties, ontevreden klanten en zelfs financiële verliezen. Hoe goed een handmatig proces ook is, het kent altijd menselijke fouten. Bij een zorgvuldig uitgedacht proces kan dit zo laag zijn als 1%, maar zelfs dan bevat 1 op de 100 ingevoerde gegevens een fout met potentieel hoge kosten als gevolg.
Fouten door handmatige gegevensinvoer behoren met EDI tot het verleden. Door de transactieverwerking te automatiseren en strikte regels af te dwingen, garandeert EDI nauwkeurigheid van begin tot eind.
3. Verlaag kosten en optimaliseer de toeleveringsketen
De financiële voordelen van EDI zijn onmiskenbaar. Door het elimineren van handmatige verwerking en papieren documenten, kunt u supply chain kosten aanzienlijk verlagen.
Denk hierbij niet alleen aan de kosten voor papier, inkt en fysiek verzenden van deze documenten, maar ook aan de besparingen op arbeidskosten voor handmatige gegevensinvoer en verwerking. Daarnaast versnelt EDI de verzend- en supply chain-processen, waardoor de voorraad- en opslagkosten dalen en just-in-time (JIT) fulfillment mogelijk wordt.
Het handmatig verwerken van een factuur bijvoorbeeld varieert van bedrijf tot bedrijf, maar kost ergens tussen de 12 tot 37 euro per factuur. Het verwerken van diezelfde factuur met behulp van EDI is mogelijk voor een fractie van de kosten. Er zijn bedrijven die dankzij hun vergaande automatisering slechts 1,30 euro per factuur uitgeven.
4. Versterk partnerschappen
EDI helpt niet alleen met het stroomlijnen van transacties, maar ook met het opbouwen van sterke, langdurige relaties met handelspartners.
De verbeterde efficiëntie, nauwkeurigheid en snelheid van transacties bieden mogelijkheden voor betere klantenservice en tevredenheid. Door snellere orderverwerking en levering kunt u voldoen aan de verwachtingen van klanten en handelspartners en behaalt u concurrentievoordeel.
Bovendien kunnen real-time informatie en trackingmogelijkheden u helpen om proactief te reageren op klantbehoeften en eventuele problemen tijdig op te lossen, wat de klantrelaties verder versterkt.
5. Robuuste gegevensbeveiliging
In een tijdperk dat geteisterd wordt door cyberbedreigingen biedt EDI u de kans om uw beveiliging te versterken. Processen gebaseerd op papier of e-mail bevatten diverse beveiligingsrisico’s.
Processen gebaseerd op papier of e-mail hebben grote risico’s waar het gaat om het uitwisselen van B2B-transactiegegevens. EDI daarentegen maakt gebruik van directe end-to-end encryptietechnieken om een veilige en vertrouwelijke gegevensoverdracht te garanderen.
Verbeterde beveiliging is een van de redenen waarom EDI zo populair werd in de jaren ’90 en is nog steeds een belangrijke factor waarom bedrijven deze technologie omarmen.
EDI wordt beveiligd door Value Added Networks (VAN’s) zoals DiNet, een veilige, gesloten omgeving voor EDI-transacties die de integriteit van gegevens garandeert door authenticatie en encryptie. Secure file transfer protocol (SFTP) is ideaal voor het veilig overdragen van grote EDI-bestanden.
Ondertussen versleutelen AS2, OFTP en sFTP protocollen het transporteren van EDI gegevens en worden er digitale certificaten voor verificatie gebruikt, zodat de gegevens zonder geknoei op hun bestemming aankomen.
Bescherming tegen cyberaanvallen
De uitwisseling van EDI-gegevens vindt plaats in een versleutelde omgeving, wat de kans op manipulatie of onderschepping minimaliseert.
Nu datalekken en cyberaanvallen vaak het gevolg zijn van slechte inlogbeveiliging, phishing en onveilige bestandsoverdracht, is dit een enorm voordeel van EDI.
Met EDI kunt u belangrijke gegevens rechtstreeks naar partners verzenden zonder dat ze in iemands inbox of op een niet versleutelde server terechtkomen.
6. Zorg voor het milieu
Groen worden is niet alleen een trend, het is een morele verplichting. EDI sluit aan bij de duurzaamheidsdoelstellingen van bedrijven doordat het papierafval en de CO2-uitstoot die gepaard gaan met traditioneel papierwerk drastisch worden verminderd.
Naar schatting 50% van het wereldwijde bedrijfsafval bestaat uit papier, waarbij het gebruik ervan direct leidt tot ontbossing en een grotere CO2-uitstoot. Bedrijven kunnen papierafval aanzienlijk verminderen door over te stappen van papieren naar digitale processen met EDI.
Door EDI te omarmen kunt u uw steentje bijdragen aan een groenere, duurzamere toekomst.
Veel meer dan een tool
Kortom, EDI is niet zomaar een hulpmiddel – het is een strategische troef die ongeëvenaarde efficiëntie, nauwkeurigheid en kostenbesparingen oplevert. Of u nu uw activiteiten wilt stroomlijnen, partnerschappen wilt versterken of uw ecologische voetafdruk wilt verkleinen, EDI is de sleutel tot het ontsluiten van het volledige potentieel van uw bedrijf.
Heeft u naar aanleiding van dit artikel vragen of interesse? Neem dan contact met ons op, wij helpen u graag!
EDI implementeren?
Trek dan een duidelijk plan! EDI raakt niet alleen uw IT-systemen, maar ook uw bedrijfsprocessen en daarmee ook de mensen in uw organisatie.
In dit stappenplan leest u daarom hoe u in 10 effectieve stappen tot een succesvolle EDI-implementatie komt.
